Module 06 / 12

Besteld, ontvangen, geboekt.

Een inkoop begint als document en blijft dat: een order met genummerde regels, een toestandsmachine die weigert een stap over te slaan, ontvangsten die in termijnen kunnen binnenkomen, en facturen — met de hand ingevoerd of elektronisch binnengekomen — die uiteindelijk op de juiste rekeningen worden geboekt. Elke stap laat de vorige zichtbaar, zodat je altijd kunt antwoorden wat er besteld is, wat er echt is aangekomen, en wat het gekost heeft.

Praat met onsAlle modules
Het inkoopoverzicht van Equinox: orderstatistieken, maandwaarde en de laatste inkooporders van een demobedrijf.
Inkoopoverzicht — demo-werkruimte, echte applicatie
Gemeten, niet beloofd
Levenscyclus van de order
6 statussen, afgedwongen concept, verzonden, bevestigd, deels ontvangen, ontvangen, geannuleerd. De overgangen zitten in de servicelaag en weigeren een stap over te slaan — een order kan niet ontvangen worden voordat hij bevestigd is.
Ontvangst
Gedeeltelijk, met opzet meerdere ontvangsten kunnen op één order binnenkomen. Elke regel wordt gecontroleerd tegen de resterende hoeveelheid, en de order wordt pas ontvangen als elke regel compleet is — tot dan is hij deels ontvangen, en dat staat er ook.
Inkoopfacturen
Twee wegen naar binnen inkoopfacturen die met de hand worden ingevoerd, of elektronische facturen die als onveranderlijke enveloppen binnenkomen via het Italiaanse uitwisselingssysteem (SDI). Het boeken leert de kostenrekening per leverancier na de eerste handmatige boeking.
Kwaliteit
Gecontroleerd, niet geblokkeerd controles bij binnenkomst op ontvangsten met steekproefgrootte, goedgekeurde en afgekeurde hoeveelheden en een beslissing — accepteren, afkeuren, quarantaine, retour, afvoeren. Een controlespoor van huis uit: het verplaatst je voorraad nooit stiekem.

Orders die hun woord houden

Een order draagt zijn leverancier, verwachte datum, bestemmingsmagazijn en genummerde regels met hoeveelheden, prijzen, btw en kortingen. Hij doorloopt zijn statussen één voor één — en elke regel toont besteld tegenover ontvangen, als voortgangsbalk, zolang de order leeft. Orders kunnen ook ontstaan vanuit het magazijn: de aanvulautomatisering stelt ze als concept op vanuit bestelpunten, binnen een uitgavenplafond.

De lijst met inkooporders van Equinox: genummerde orders met leverancier, data, totalen en hun huidige status.
Inkooporders — concepten, verzonden, bevestigd, ontvangen

Een ontvangst die de werkelijkheid verdraagt

Leveringen komen zelden bij de eerste vrachtwagen overeen met de order. Een ontvangst neemt wat er echt is aangekomen — dertig van de veertig bestelde stoelen —, controleert dat tegen wat nog openstaat, en verplaatst bij afronding de voorraad naar het gekozen magazijn en werkt de order regel voor regel bij. De boeking van de ontvangen waarde, met verzendkosten evenredig verdeeld over de regels, wordt in dezelfde beweging geprobeerd; mislukt het boeken, dan blijft de ontvangst staan en vertellen de boeken je wat er ontbreekt.

Een Equinox-inkooporder in detail: regels met voortgangsbalken besteld-tegenover-ontvangen, totalen en de gekoppelde ontvangsten.
Orderdetail — besteld tegenover ontvangen, regel voor regel

Een papierspoor voor elke pallet

Ontvangsten zijn documenten met een eigen nummering, gekoppeld aan hun order en magazijn. Elke ontvangst kan controles bij binnenkomst dragen — steekproefgrootte, hoeveel goedgekeurd, hoeveel afgekeurd, en wat er daarna gebeurt, van accepteren tot afvoeren. De controle is een controledossier op de ontvangst: het documenteert de beslissing zonder ooit stiekem hoeveelheden aan te raken.

De lijst met goederenontvangsten van Equinox: genummerde ontvangsten met hun inkooporder, leverancier, datum en status.
Goederenontvangst — genummerd, gekoppeld aan de orders

Leveranciers met een geheugen

Een leverancierskaart bewaart de fiscale gegevens — partita IVA, fiscaal nummer, SDI-code, PEC —, betalingsvoorwaarden, bankgegevens en het volledige spoor van orders en facturen. Daarnaast een communicatiecentrum: een inkooppostbus en WhatsApp-kanalen, met gesprekken per leverancier gearchiveerd, zodat de offerte die voor donderdag beloofd was in het dossier staat, niet in iemands inbox.

De leverancierslijst van Equinox: codes, namen, contactgegevens, partita IVA en betalingsvoorwaarden.
Leveranciers — fiscale gegevens, voorwaarden en het papierspoor

Facturen die zichzelf uiteindelijk boeken

Inkoopfacturen doorlopen zes statussen, van concept tot betaald, met betalingen per factuur geregistreerd. Elektronische facturen komen als onveranderlijke enveloppen binnen via het Italiaanse uitwisselingssysteem (SDI) — je boekt er een door één keer de kostenrekening te kiezen, en de module onthoudt de keuze voor die leverancier. De volgende factuur van dezelfde leverancier stelt zijn eigen boeking vanzelf voor. Orders en facturen koppelen via referentie; de vergelijking blijft van jou.

Stuur ons een order.

Vertel ons hoe er bij jullie vandaag wordt ingekocht — wie bestelt, wie tekent bij de vrachtwagen, waar de facturen zich opstapelen. We laten je de module zien met gegevens zoals die van jou, en zeggen je eerlijk wat hij niet doet.

Praat met onsAlle modules