Eén draad door de boeken
Van offerte tot afgestemde betaling.
De reden om één systeem te draaien in plaats van vijf is wat er tussen de stappen gebeurt. In Equinox is de ruimte tussen een offerte en het geld erachter geen exportbestand — het is hetzelfde record dat van status verandert.
- Een offerte wordt een factuur
- De documentmotor draagt één record van offerte naar order naar factuur: dezelfde regels, dezelfde klant, een nummer uit de reeks van het register. Niets wordt overgetypt, dus niets loopt uiteen.
- De factuur gaat naar het uitwisselingssysteem
- Equinox bouwt de XML, verstuurt hem naar het Italiaanse uitwisselingssysteem (SDI) en volgt het antwoord. Een afwijzing komt terug als werk om op te lossen, in quarantaine — niet als stilte die je aan het eind van de maand ontdekt.
- De vervaldatum is het volgende wat je ziet
- Betalingsvoorwaarden worden een vervaldatum tussen de vervaldata. Aan de inkoopkant gaat dat automatisch — een ontvangen leveranciersfactuur boekt zijn eigen schuld, een terugkerende uitgave genereert zijn herhalingen. Aan de verkoopkant leg jij het zelf vast op de factuur. Achterstallig wordt berekend op het moment dat je kijkt, nooit een verouderd vinkje dat iemand vergat weg te halen.
- De bank scoort de match
- Zodra het geld binnenkomt, haalt de bankkoppeling de transactie op en scoort die tegen de openstaande facturen: juiste richting, exact bedrag, binnen een week. Boven de betrouwbaarheidsdrempel stemt hij zichzelf af; daaronder stelt hij voor en beslist iemand. De termijn afsluiten blijft de klik van die persoon — het product doet niet alsof het voor jou heeft betaald.
Dezelfde draad loopt elders: een tafelbestelling sluit in de dagomzet, projecturen worden de factuur, een goederenontvangst verplaatst de voorraad en boekt daarachter de inkomende goederenboeking. Eén gebeurtenis, en de registers die daaruit volgen.
