Modul 06 / 12

Bestellt, angenommen, verbucht.

Ein Einkauf beginnt als Beleg und bleibt einer: eine Bestellung mit nummerierten Positionen, eine Zustandsmaschine, die sich weigert, einen Schritt zu überspringen, Wareneingänge, die in Raten eintreffen können, und Rechnungen — von Hand erfasst oder elektronisch eingetroffen —, die am Ende auf den richtigen Konten verbucht sind. Jeder Schritt lässt den vorherigen sichtbar, sodass du immer beantworten kannst, was bestellt wurde, was tatsächlich ankam, und was es gekostet hat.

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Die Einkaufsübersicht von Equinox: Bestellstatistiken, Monatswert und die letzten Lieferantenbestellungen eines Demo-Unternehmens.
Einkaufsübersicht — Demo-Arbeitsbereich, echte Anwendung
Gemessen, nicht versprochen
Bestell-Lebenszyklus
6 Zustände, erzwungen Entwurf, gesendet, bestätigt, teilweise erhalten, erhalten, storniert. Die Übergänge leben in der Serviceschicht und weigern sich, einen Schritt zu überspringen — eine Bestellung kann nicht erhalten werden, bevor sie bestätigt ist.
Wareneingang
Teilweise, mit Absicht mehrere Wareneingänge können auf eine Bestellung eintreffen. Jede Position wird gegen die Restmenge geprüft, und die Bestellung wird erst dann erhalten, wenn jede Position vollständig ist — bis dahin ist sie teilweise erhalten, und sagt das auch.
Eingangsrechnungen
Zwei Wege hinein Lieferantenrechnungen, die von Hand erfasst werden, oder elektronische Rechnungen, die als unveränderliche Umschläge über das italienische Austauschsystem (SDI) eintreffen. Die Verbuchung lernt das Aufwandskonto je Lieferant nach der ersten manuellen Buchung.
Qualität
Geprüft, nicht blockiert Wareneingangsprüfungen mit Stichprobengröße, angenommenen und abgelehnten Mengen und einer Entscheidung — annehmen, ablehnen, Quarantäne, Rücksendung, Verschrottung. Ein Prüfpfad von Haus aus: er bewegt nie heimlich deinen Bestand.

Bestellungen, die ihr Wort halten

Eine Bestellung trägt ihren Lieferanten, das erwartete Datum, das Ziellager und nummerierte Positionen mit Mengen, Preisen, Umsatzsteuer und Rabatten. Sie durchläuft ihre Zustände einen nach dem anderen — und jede Position zeigt bestellt gegen erhalten, als Fortschrittsbalken, solange die Bestellung lebt. Bestellungen können auch aus dem Lager entstehen: Die Nachbestell-Automatik legt sie als Entwurf aus Meldebeständen an, innerhalb einer Ausgabengrenze.

Die Liste der Bestellungen in Equinox: nummerierte Bestellungen mit Lieferant, Daten, Summen und ihrem aktuellen Zustand.
Lieferantenbestellungen — Entwürfe, gesendet, bestätigt, erhalten

Ein Wareneingang, der die Wirklichkeit erträgt

Lieferungen stimmen selten beim ersten Lkw mit der Bestellung überein. Ein Wareneingang nimmt, was wirklich ankam — dreißig von vierzig bestellten Stühlen —, prüft es gegen das, was noch offen ist, und verschiebt bei Abschluss den Bestand ins gewählte Lager und aktualisiert die Bestellung Position für Position. Die Buchung des erhaltenen Werts, mit anteilig auf die Positionen verteilten Versandkosten, wird im selben Zug versucht; scheitert die Buchung, bleibt der Wareneingang bestehen, und die Bücher sagen dir, was fehlt.

Eine Equinox-Bestellung im Detail: Positionen mit Fortschrittsbalken bestellt-gegen-erhalten, Summen und den verknüpften Wareneingängen.
Bestelldetail — bestellt gegen erhalten, Position für Position

Eine Papierspur für jede Palette

Wareneingänge sind Belege mit eigener Nummerierung, gebunden an ihre Bestellung und ihr Lager. Jeder kann Wareneingangsprüfungen tragen — Stichprobengröße, wie viele angenommen wurden, wie viele abgelehnt, und was als Nächstes passiert, von annehmen bis Verschrottung. Die Prüfung ist ein Prüfvermerk am Wareneingang: Sie dokumentiert die Entscheidung, ohne je hinter deinem Rücken Mengen anzufassen.

Die Liste der Wareneingänge in Equinox: nummerierte Wareneingänge mit ihrer Bestellung, Lieferant, Datum und Zustand.
Wareneingänge — nummeriert, verknüpft mit ihren Bestellungen

Lieferanten mit Gedächtnis

Ein Lieferantendatensatz hält die steuerlichen Daten — partita IVA, Steuernummer, SDI-Code, PEC —, Zahlungsbedingungen, Bankdaten und die vollständige Spur aus Bestellungen und Rechnungen. Daneben ein Kommunikationszentrum: ein Einkaufspostfach und WhatsApp-Kanäle, mit Gesprächen, die je Lieferant abgelegt werden — so steht das für Donnerstag versprochene Angebot im Datensatz, nicht im Postfach von irgendjemandem.

Die Lieferantenliste in Equinox: Codes, Namen, Kontaktdaten, Partita-IVA-Nummern und Zahlungsbedingungen.
Lieferanten — steuerliche Daten, Bedingungen und die Papierspur

Rechnungen, die sich irgendwann selbst verbuchen

Lieferantenrechnungen durchlaufen sechs Zustände, vom Entwurf bis bezahlt, mit Zahlungen, die je Rechnung erfasst werden. Elektronische Eingangsrechnungen treffen als unveränderliche Umschläge über das italienische Austauschsystem (SDI) ein — du verbuchst eine, indem du einmal das Aufwandskonto wählst, und das Modul merkt sich die Wahl für diesen Lieferanten. Die nächste Rechnung desselben Lieferanten schlägt ihre eigene Buchung von selbst vor. Bestellungen und Rechnungen verknüpfen sich per Referenz; der Abgleich bleibt deiner.

Lass eine Bestellung durchlaufen.

Erzähl uns, wie bei euch heute eingekauft wird — wer bestellt, wer am Lkw unterschreibt, wo sich die Rechnungen stapeln. Wir zeigen dir das Modul an Daten wie deinen und sagen dir offen, was es nicht kann.

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