Module 06 / 12

Commandé, reçu, comptabilisé.

Un achat naît document et le reste : une commande avec des lignes numérotées, une machine à états qui refuse de sauter une étape, des réceptions qui peuvent arriver en plusieurs fois, et des factures — saisies à la main ou arrivées par voie électronique — qui finissent comptabilisées sur les bons comptes. Chaque étape laisse la précédente visible, pour que tu puisses toujours répondre à ce qui a été commandé, ce qui est vraiment arrivé, et ce que ça a coûté.

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La vue d’ensemble des achats d’Equinox : statistiques de commandes, valeur du mois et les dernières commandes fournisseurs d’une entreprise de démonstration.
Vue d’ensemble des achats — espace de démonstration, application réelle
Mesuré, pas promis
Cycle de la commande
6 états, imposés brouillon, envoyée, confirmée, partiellement reçue, reçue, annulée. Les transitions vivent dans la couche de service et refusent de sauter une étape — une commande ne se reçoit pas avant d’être confirmée.
Réception
Partielle, par conception plusieurs réceptions peuvent arriver sur une même commande. Chaque ligne est vérifiée par rapport à la quantité restante, et la commande passe à reçue seulement quand chaque ligne est complète — jusque-là, elle est partiellement reçue, et l’affiche.
Factures passives
Deux voies d’entrée factures fournisseurs saisies à la main, ou factures électroniques arrivant du système d’échange italien (SDI) sous forme d’enveloppes immuables. La comptabilisation apprend le compte de charge par fournisseur après la première écriture manuelle.
Qualité
Contrôlée, pas bloquée contrôles à l’entrée sur les réceptions avec taille d’échantillon, quantités conformes et rejetées et une décision — accepter, refuser, quarantaine, retour, mise au rebut. Une piste d’audit par conception : elle ne déplace jamais ton stock en douce.

Des commandes qui tiennent parole

Une commande porte son fournisseur, la date attendue, l’entrepôt de destination et des lignes numérotées avec quantités, prix, TVA et remises. Elle traverse ses états un par un — et chaque ligne affiche le commandé contre le reçu, comme une barre de progression, pendant toute la vie de la commande. Les commandes peuvent aussi naître de l’entrepôt : l’automatisation du réapprovisionnement les prépare en brouillon à partir des points de réapprovisionnement, dans un plafond de dépense.

La liste des commandes d’achat d’Equinox : commandes numérotées avec fournisseur, dates, totaux et leur état actuel.
Commandes fournisseurs — brouillons, envoyées, confirmées, reçues

Une réception qui tolère la réalité

Les livraisons collent rarement à la commande dès le premier camion. Une réception prend ce qui est vraiment arrivé — trente chaises sur les quarante commandées —, le vérifie par rapport à ce qui reste ouvert, et à la finalisation, verse le stock dans l’entrepôt choisi et met à jour la commande ligne par ligne. L’écriture comptable de la valeur reçue, avec le transport réparti au prorata sur les lignes, est tentée dans le même geste ; si la comptabilisation échoue, la réception reste valable et les comptes te disent ce qui manque.

Une commande d’achat d’Equinox en détail : lignes avec barres de progression commandé-contre-reçu, totaux et les réceptions liées.
Détail de la commande — commandé contre reçu, ligne par ligne

Une trace écrite pour chaque palette

Les réceptions sont des documents avec leur propre numérotation, liés à leur commande et à leur entrepôt. Chacune peut porter des contrôles qualité à l’entrée — taille d’échantillon, combien conformes, combien rejetées, et ce qui se passe ensuite, d’accepter à la mise au rebut. Le contrôle est un enregistrement d’audit sur la réception : il documente la décision sans jamais toucher aux quantités dans ton dos.

La liste des réceptions de marchandise d’Equinox : réceptions numérotées avec leur commande d’achat, fournisseur, date et état.
Réceptions de marchandise — numérotées, liées à leurs commandes

Des fournisseurs qui ont de la mémoire

Une fiche fournisseur garde les données fiscales — partita IVA, numéro fiscal, code SDI, PEC —, les conditions de paiement, les coordonnées bancaires et la trace complète des commandes et factures. À côté, un centre de communications : une boîte mail achats et des canaux WhatsApp, avec les conversations classées par fournisseur — ainsi, le devis promis pour jeudi reste dans la fiche, pas dans la boîte mail de quelqu’un.

La liste des fournisseurs d’Equinox : codes, noms, coordonnées, partita IVA et conditions de paiement.
Fournisseurs — données fiscales, conditions et la trace documentaire

Des factures qui finissent par se comptabiliser toutes seules

Les factures fournisseurs traversent six états, du brouillon au payé, avec les paiements enregistrés facture par facture. Les factures électroniques passives arrivent du système d’échange italien (SDI) sous forme d’enveloppes immuables — tu en comptabilises une en choisissant le compte de charge une fois, et le module retient le choix pour ce fournisseur. La facture suivante du même fournisseur propose d’elle-même sa comptabilisation. Commandes et factures se relient par référence ; la comparaison reste la tienne.

Fais-y passer une commande.

Raconte-nous comment on achète chez toi aujourd’hui — qui commande, qui signe au camion, où s’accumulent les factures. On te montre le module sur des données comme les tiennes, et on te dit franchement ce qu’il ne fait pas.

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