Módulo 06 / 12

Encomendado, recebido, contabilizado.

Uma compra nasce documento e documento fica: uma encomenda com linhas numeradas, uma máquina de estados que se recusa a saltar passos, receções que podem chegar a prestações, e faturas — escritas à mão ou chegadas por via eletrónica — que acabam contabilizadas nas contas certas. Cada passo deixa o anterior visível, para que consigas sempre responder ao que foi encomendado, ao que chegou de facto, e a quanto custou.

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A panorâmica de compras do Equinox: estatísticas de encomendas, valor do mês e as últimas encomendas a fornecedores de uma empresa demo.
Panorâmica de compras — espaço de trabalho demo, aplicação real
Medido, não prometido
Ciclo de vida da encomenda
6 estados, forçados rascunho, enviada, confirmada, parcialmente recebida, recebida, anulada. As transições vivem na camada de serviço e recusam-se a saltar um passo — uma encomenda não é recebida antes de ser confirmada.
Receção
Parcial, por conceção várias receções podem chegar à mesma encomenda. Cada linha é verificada face à quantidade em falta, e a encomenda passa a recebida só quando cada linha está completa — até lá, está parcialmente recebida, e diz isso mesmo.
Faturas passivas
Duas vias de entrada faturas de fornecedores escritas à mão, ou faturas eletrónicas que chegam do sistema de intercâmbio italiano (SDI) como envelopes imutáveis. A contabilização aprende a conta de gasto por fornecedor depois do primeiro lançamento manual.
Qualidade
Inspecionada, não bloqueada inspeções à entrada sobre as receções com dimensão da amostra, quantidades conformes e rejeitadas e uma decisão — aceitar, rejeitar, quarentena, devolução, abate. Uma pista de auditoria por conceção: nunca move o teu stock às escondidas.

Encomendas que cumprem a palavra

Uma encomenda leva o seu fornecedor, data prevista, armazém de destino e linhas numeradas com quantidades, preços, IVA e descontos. Percorre os seus estados um a um — e cada linha mostra o encomendado contra o recebido, como barra de progresso, durante toda a vida da encomenda. As encomendas também podem nascer do armazém: a automação de reposição prepara-as em rascunho a partir dos pontos de encomenda, dentro de um teto de despesa.

A lista de encomendas de compra do Equinox: encomendas numeradas com fornecedor, datas, totais e o seu estado atual.
Encomendas a fornecedores — rascunhos, enviadas, confirmadas, recebidas

Uma receção que tolera a realidade

As entregas raramente coincidem com a encomenda ao primeiro camião. Uma receção regista o que chegou de facto — trinta cadeiras das quarenta encomendadas —, verifica-o face ao que ainda está em aberto, e ao concluir carrega o stock no armazém escolhido e atualiza a encomenda linha a linha. O lançamento contabilístico do valor recebido, com o transporte repartido proporcionalmente pelas linhas, é tentado no mesmo gesto; se o lançamento falhar, a receção mantém-se e os livros dizem-te o que falta.

Uma encomenda de compra do Equinox em detalhe: linhas com barras de progresso encomendado-contra-recebido, totais e as receções associadas.
Detalhe da encomenda — encomendado contra recebido, linha a linha

Um rasto em papel para cada palete

As receções são documentos com numeração própria, ligados à sua encomenda e ao seu armazém. Cada uma pode levar inspeções de qualidade à entrada — dimensão da amostra, quantas conformes, quantas rejeitadas, e o que acontece a seguir, de aceitar a abate. A inspeção é um registo de auditoria na receção: documenta a decisão sem nunca tocar nas quantidades pelas tuas costas.

A lista de receções de mercadoria do Equinox: receções numeradas com a sua encomenda de compra, fornecedor, data e estado.
Receções de mercadoria — numeradas, associadas às suas encomendas

Fornecedores com memória

A ficha de fornecedor guarda os dados fiscais — partita IVA, número fiscal, código SDI, PEC —, as condições de pagamento, os dados bancários e o rasto completo de encomendas e faturas. Ao lado, um centro de comunicações: uma caixa de correio de compras e canais de WhatsApp, com as conversas arquivadas por fornecedor, para que o orçamento prometido para quinta-feira fique na ficha, não na caixa de correio de alguém.

A lista de fornecedores do Equinox: códigos, nomes, contactos, números de partita IVA e condições de pagamento.
Fornecedores — dados fiscais, condições e o rasto documental

Faturas que acabam por se contabilizar sozinhas

As faturas de fornecedores percorrem seis estados, do rascunho ao pago, com os pagamentos registados fatura a fatura. As faturas eletrónicas passivas chegam como envelopes imutáveis do sistema de intercâmbio italiano (SDI) — contabilizas uma escolhendo a conta de gasto uma vez, e o módulo memoriza a escolha para esse fornecedor. A fatura seguinte do mesmo fornecedor propõe sozinha a sua contabilização. Encomendas e faturas ligam-se por referência; a comparação continua a ser tua.

Passa-lhe uma encomenda.

Conta-nos como se compra hoje na tua empresa — quem encomenda, quem assina ao camião, onde se acumulam as faturas. Mostramos-te o módulo com dados como os teus, e dizemos-te claramente o que ele não faz.

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