Um fio através das contas
Do orçamento ao recebimento reconciliado.
A razão para ter um sistema em vez de cinco é o que acontece entre os passos. No Equinox, o espaço entre um orçamento e o dinheiro dele não é um ficheiro para exportar — é o mesmo registo a mudar de estado.
- O orçamento torna-se fatura
- O motor de documentos leva o mesmo registo de orçamento a encomenda a fatura: as mesmas linhas, o mesmo cliente, um número tirado da sequência da série. Nada se volta a digitar, por isso nada diverge.
- A fatura vai para o SDI
- O Equinox constrói o XML, transmite-o ao sistema de intercâmbio italiano (SDI) e acompanha a resposta. Uma rejeição volta como trabalho por corrigir, em quarentena — não como um silêncio descoberto no fim do mês.
- O prazo é a próxima coisa que vês
- Os termos de pagamento tornam-se um prazo no mapa de vencimentos. Do lado das compras é automático — uma fatura de fornecedor recebida regista a sua própria dívida, uma despesa recorrente gera as suas ocorrências. Do lado das vendas és tu que a registas na fatura. O atraso é calculado no momento em que olhas, nunca uma marca antiga que alguém se esqueceu de retirar.
- O banco pontua a correspondência
- Quando o dinheiro chega, a ligação bancária importa o movimento e pontua-o em relação às faturas em aberto: direção certa, montante exato, dentro de uma semana. Acima do limiar de confiança reconcilia sozinho; abaixo, propõe e uma pessoa decide. Fechar o prazo continua a ser um clique dessa pessoa — o produto não finge tê-lo pago por ti.
O mesmo fio corre noutros sítios: uma comanda fecha no apuro de caixa do dia, as horas de projeto tornam-se a fatura, uma receção de mercadoria move o stock e regista atrás o lançamento de entrada de mercadoria. Um evento, e os registos que daí resultam.
