Modul 06 / 12

Comandat, recepționat, înregistrat.

O achiziție se naște document și rămâne document: o comandă cu linii numerotate, o mașină de stări care refuză să sară o etapă, recepții care pot ajunge în rate, și facturi — introduse manual sau sosite electronic — care ajung înregistrate în conturile corecte. Fiecare etapă lasă vizibilă etapa anterioară, așa că poți răspunde mereu la ce s-a comandat, ce a ajuns cu adevărat, și cât a costat.

Vorbește cu noiToate modulele
Panorama achizițiilor Equinox: statistici de comenzi, valoarea lunii și ultimele comenzi către furnizori ale unei firme demo.
Panorama achizițiilor — spațiu de lucru demo, aplicație reală
Măsurat, nu promis
Ciclul de viață al comenzii
6 stări, impuse ciornă, trimisă, confirmată, recepționată parțial, recepționată, anulată. Tranzițiile trăiesc în stratul de servicii și refuză să sară o etapă — o comandă nu se recepționează înainte de a fi confirmată.
Recepție
Parțială, din proiectare mai multe recepții pot ajunge pe aceeași comandă. Fiecare linie este verificată în raport cu cantitatea rămasă, iar comanda devine recepționată doar când fiecare linie e completă — până atunci e recepționată parțial, și așa arată.
Facturi pasive
Două căi de intrare facturi de furnizor introduse manual, sau facturi electronice sosite din sistemul italian de schimb (SDI) ca plicuri imuabile. Înregistrarea învață contul de cheltuială pe furnizor după prima înregistrare manuală.
Calitate
Inspectată, nu blocată inspecții la intrare pe recepții, cu dimensiunea eșantionului, cantități conforme și respinse și o decizie — acceptare, respingere, carantină, retur, casare. O pistă de audit din proiectare: nu îți mișcă niciodată stocul pe ascuns.

Comenzi care își țin cuvântul

O comandă poartă furnizorul ei, data așteptată, depozitul de destinație și linii numerotate cu cantități, prețuri, TVA și reduceri. Trece prin stările ei una câte una — și fiecare linie arată comandat față de recepționat, ca bară de progres, cât timp trăiește comanda. Comenzile se pot naște și din depozit: automatizarea de reaprovizionare le pregătește ca ciornă din pragurile de reaprovizionare, într-un plafon de cheltuieli.

Lista comenzilor de achiziție din Equinox: comenzi numerotate cu furnizor, date, totaluri și starea lor curentă.
Comenzi către furnizori — ciorne, trimise, confirmate, recepționate

O recepție care tolerează realitatea

Livrările rareori se potrivesc cu comanda de la primul camion. O recepție ia ce a ajuns cu adevărat — treizeci de scaune din patruzeci comandate —, o verifică față de ce a rămas deschis, și la finalizare mută stocul în depozitul ales și actualizează comanda linie cu linie. Înregistrarea contabilă a valorii recepționate, cu transportul repartizat proporțional pe linii, este încercată în aceeași mișcare; dacă înregistrarea eșuează, recepția rămâne valabilă, iar registrele îți spun ce lipsește.

O comandă de achiziție Equinox în detaliu: linii cu bare de progres comandat-față-de-recepționat, totaluri și recepțiile asociate.
Detaliul comenzii — comandat față de recepționat, linie cu linie

O urmă de hârtie pentru fiecare palet

Recepțiile sunt documente cu numerotare proprie, legate de comanda și depozitul lor. Fiecare poate purta inspecții de calitate la intrare — dimensiunea eșantionului, câte conforme, câte respinse, și ce urmează, de la acceptare la casare. Inspecția este o înregistrare de audit pe recepție: documentează decizia fără să atingă vreodată cantitățile pe la spate.

Lista recepțiilor de marfă din Equinox: recepții numerotate cu comanda lor de achiziție, furnizor, dată și stare.
Recepții de marfă — numerotate, legate de comenzile lor

Furnizori cu memorie

Fișa furnizorului păstrează datele fiscale — partita IVA, cod fiscal, cod SDI, PEC —, termenii de plată, datele bancare și urma completă de comenzi și facturi. Alături, un centru de comunicare: o căsuță poștală de achiziții și canale WhatsApp, cu conversațiile arhivate pe furnizor, așa că oferta promisă pentru joi rămâne în fișă, nu în inboxul cuiva.

Lista furnizorilor din Equinox: coduri, denumiri, date de contact, coduri de partita IVA și termeni de plată.
Furnizori — date fiscale, termeni și urma documentară

Facturi care ajung să se înregistreze singure

Facturile de furnizor trec prin șase stări, de la ciornă la plătită, cu plățile înregistrate pe fiecare factură. Facturile electronice pasive sosesc ca plicuri imuabile din sistemul italian de schimb (SDI) — înregistrezi una alegând contul de cheltuială o singură dată, iar modulul reține alegerea pentru furnizorul respectiv. Următoarea factură de la același furnizor își propune singură înregistrarea. Comenzile și facturile se leagă prin referință; comparația rămâne a ta.

Trimite-i o comandă.

Povestește-ne cum se cumpără azi la voi — cine comandă, cine semnează la camion, unde se adună facturile. Îți arătăm modulul pe date ca ale tale și îți spunem clar ce nu face.

Vorbește cu noiToate modulele