Moduł 06 / 12

Zamówione, przyjęte, zaksięgowane.

Zakup zaczyna się jako dokument i dokumentem zostaje: zamówienie z ponumerowanymi pozycjami, maszyna stanów, która odmawia pominięcia kroku, przyjęcia, które mogą docierać ratami, i faktury — wpisane ręcznie albo przychodzące elektronicznie — które kończą zaksięgowane na właściwych kontach. Każdy krok zostawia widoczny poprzedni, więc zawsze możesz odpowiedzieć, co zamówiono, co naprawdę dotarło i ile to kosztowało.

PorozmawiajmyWszystkie moduły
Przegląd zakupów w Equinox: statystyki zamówień, wartość miesiąca i ostatnie zamówienia do dostawców firmy demonstracyjnej.
Przegląd zakupów — przestrzeń robocza demo, prawdziwa aplikacja
Zmierzone, nie obiecane
Cykl życia zamówienia
6 stanów, wymuszonych wersja robocza, wysłane, potwierdzone, częściowo przyjęte, przyjęte, anulowane. Przejścia żyją w warstwie usług i odmawiają pominięcia kroku — zamówienia nie da się przyjąć, zanim nie zostanie potwierdzone.
Przyjęcie
Częściowe, z założenia na jedno zamówienie może trafić kilka przyjęć. Każda pozycja jest sprawdzana wobec pozostałej ilości, a zamówienie staje się przyjęte dopiero, gdy każda pozycja jest kompletna — do tego czasu jest częściowo przyjęte, i tak to pokazuje.
Faktury bierne
Dwie drogi wejścia faktury zakupu wpisane ręcznie albo faktury elektroniczne przychodzące z włoskiego systemu wymiany faktur (SDI) jako niezmienne koperty. Księgowanie uczy się konta kosztowego dla dostawcy po pierwszym ręcznym zaksięgowaniu.
Jakość
Skontrolowana, nie zablokowana kontrole przy przyjęciu na przyjęciach towaru, z wielkością próbki, ilościami zgodnymi i odrzuconymi oraz decyzją — akceptacja, odrzucenie, kwarantanna, zwrot, złomowanie. Ślad kontrolny z założenia: nigdy po cichu nie rusza twojego stanu magazynowego.

Zamówienia, które dotrzymują słowa

Zamówienie niesie swojego dostawcę, spodziewaną datę, magazyn docelowy i ponumerowane pozycje z ilościami, cenami, VAT-em i rabatami. Przechodzi przez swoje stany po kolei — a każda pozycja pokazuje zamówione wobec przyjętego, jako pasek postępu, przez całe życie zamówienia. Zamówienia mogą też rodzić się z magazynu: automatyzacja uzupełniania przygotowuje je jako wersję roboczą na podstawie punktów ponownego zamówienia, w ramach pułapu wydatków.

Lista zamówień zakupu w Equinox: ponumerowane zamówienia z dostawcą, datami, sumami i ich bieżącym stanem.
Zamówienia do dostawców — wersje robocze, wysłane, potwierdzone, przyjęte

Przyjęcie, które toleruje rzeczywistość

Dostawy rzadko zgadzają się z zamówieniem od pierwszej ciężarówki. Przyjęcie bierze to, co naprawdę dotarło — trzydzieści krzeseł z czterdziestu zamówionych —, sprawdza to wobec tego, co wciąż jest otwarte, i po zakończeniu przenosi stan do wybranego magazynu oraz aktualizuje zamówienie pozycja po pozycji. Zapis księgowy przyjętej wartości, z kosztem transportu rozłożonym proporcjonalnie na pozycje, jest podejmowany w tym samym ruchu; jeśli księgowanie się nie powiedzie, przyjęcie zostaje, a księgi mówią ci, czego brakuje.

Zamówienie zakupu Equinox w szczegółach: pozycje z paskami postępu zamówione-wobec-przyjętego, sumy i powiązane przyjęcia towaru.
Szczegóły zamówienia — zamówione wobec przyjętego, pozycja po pozycji

Papierowy ślad dla każdej palety

Przyjęcia to dokumenty z własną numeracją, powiązane ze swoim zamówieniem i magazynem. Każde może nieść kontrole przy przyjęciu — wielkość próbki, ile pozycji zgodnych, ile odrzuconych, i co dzieje się dalej, od akceptacji po złomowanie. Kontrola to zapis audytowy na przyjęciu: dokumentuje decyzję, nigdy nie dotykając ilości za twoimi plecami.

Lista przyjęć towaru w Equinox: ponumerowane przyjęcia z ich zamówieniem zakupu, dostawcą, datą i stanem.
Przyjęcia towaru — ponumerowane, powiązane ze swoimi zamówieniami

Dostawcy z pamięcią

Kartoteka dostawcy przechowuje dane fiskalne — partita IVA, numer podatkowy, kod SDI, PEC —, warunki płatności, dane bankowe i pełny ślad zamówień i faktur. Obok niej centrum komunikacji: skrzynka zakupowa i kanały WhatsApp, z rozmowami archiwizowanymi dla każdego dostawcy — dzięki temu wycena obiecana na czwartek jest w kartotece, a nie w czyjejś skrzynce odbiorczej.

Lista dostawców w Equinox: kody, nazwy, dane kontaktowe, numery partita IVA i warunki płatności.
Dostawcy — dane fiskalne, warunki i ślad dokumentacyjny

Faktury, które w końcu księgują się same

Faktury zakupu przechodzą przez sześć stanów, od wersji roboczej po opłaconą, z płatnościami rejestrowanymi dla każdej faktury osobno. Elektroniczne faktury bierne przychodzą jako niezmienne koperty z włoskiego systemu wymiany faktur (SDI) — księgujesz jedną, wybierając konto kosztowe raz, a moduł zapamiętuje wybór dla tego dostawcy. Kolejna faktura od tego samego dostawcy sama proponuje swoje księgowanie. Zamówienia i faktury łączą się przez odniesienie; porównanie zostaje twoje.

Przepuść przez niego zamówienie.

Opowiedz nam, jak dziś u was wygląda kupowanie — kto zamawia, kto podpisuje przy ciężarówce, gdzie piętrzą się faktury. Pokażemy ci moduł na danych takich jak twoje i szczerze powiemy, czego nie robi.

PorozmawiajmyWszystkie moduły