Modulo 06 / 12

Ordinato, ricevuto, contabilizzato.

Un acquisto nasce documento e documento resta: un ordine con righe numerate, una macchina a stati che si rifiuta di saltare passaggi, ricevimenti che possono arrivare a rate, e fatture — inserite a mano o arrivate per via elettronica — che finiscono contabilizzate sui conti giusti. Ogni passo lascia visibile il precedente: puoi sempre rispondere a cosa è stato ordinato, cosa è arrivato davvero, e quanto è costato.

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La panoramica acquisti di Equinox: statistiche ordini, valore del mese e gli ultimi ordini fornitore di un’azienda demo.
Panoramica acquisti — workspace demo, applicazione reale
Misurato, non promesso
Ciclo dell’ordine
6 stati, imposti bozza, inviato, confermato, parzialmente ricevuto, ricevuto, annullato. Le transizioni vivono nel servizio e si rifiutano di saltare un passaggio — un ordine non si riceve prima di essere confermato.
Ricevimento
Parziale, per progetto più bolle di entrata possono atterrare sullo stesso ordine. Ogni riga è verificata contro la quantità residua, e l’ordine diventa ricevuto solo quando ogni riga è completa — fino ad allora è parzialmente ricevuto, e lo dice.
Fatture passive
Due strade dentro fatture fornitore inserite a mano, oppure fatture elettroniche che arrivano dallo SDI come buste immutabili. La contabilizzazione impara il conto di costo per fornitore dopo la prima registrazione manuale.
Qualità
Ispezionata, non bloccante ispezioni in ingresso sulle bolle con campione, quantità conformi e scartate e una decisione — accetta, rifiuta, quarantena, reso, scarto. Un tracciato di controllo per progetto: non sposta mai la scorta di nascosto.

Ordini che mantengono la parola

Un ordine porta fornitore, data prevista, magazzino di destinazione e righe numerate con quantità, prezzi, IVA e sconti. Attraversa i suoi stati uno alla volta — e ogni riga mostra l’ordinato contro il ricevuto, come barra di avanzamento, per tutta la vita dell’ordine. Gli ordini possono anche nascere dal magazzino: l’automazione del riordino li prepara in bozza dai punti di riordino, dentro un tetto di spesa.

L’elenco ordini di acquisto di Equinox: ordini numerati con fornitore, date, totali e stato corrente.
Ordini fornitore — bozze, inviati, confermati, ricevuti

Un ricevimento che tollera la realtà

Le consegne raramente combaciano con l’ordine al primo camion. Una bolla di entrata prende quello che è arrivato davvero — trenta sedie delle quaranta ordinate — lo verifica contro il residuo, e al completamento carica la scorta nel magazzino scelto e aggiorna l’ordine riga per riga. La scrittura contabile del valore ricevuto, col trasporto ripartito pro quota sulle righe, parte nello stesso gesto; se la registrazione fallisce, la bolla resta valida e i libri ti dicono cosa manca.

Un ordine di acquisto di Equinox nel dettaglio: righe con barre ordinato-contro-ricevuto, totali e le bolle di entrata collegate.
Dettaglio ordine — ordinato contro ricevuto, riga per riga

Una scia di carta per ogni bancale

Le bolle di entrata sono documenti con numerazione propria, legati al loro ordine e al magazzino. Ognuna può portare ispezioni qualità in ingresso — campione, quanti pezzi conformi, quanti scartati, e cosa succede dopo, dall’accettazione allo scarto. L’ispezione è un atto di controllo sulla bolla: documenta la decisione senza mai toccare le quantità alle tue spalle.

L’elenco bolle di entrata di Equinox: bolle numerate con ordine di acquisto, fornitore, data e stato.
Bolle di entrata — numerate, legate ai loro ordini

Fornitori con la memoria

La scheda fornitore tiene i dati fiscali — partita IVA, codice fiscale, codice SDI, PEC — i termini di pagamento, le coordinate bancarie e la scia completa di ordini e fatture. Accanto, un centro comunicazioni: una casella acquisti e canali WhatsApp, con le conversazioni archiviate per fornitore — così il preventivo promesso per giovedì sta nella scheda, non nella posta di qualcuno.

L’elenco fornitori di Equinox: codici, ragioni sociali, contatti, partite IVA e termini di pagamento.
Fornitori — dati fiscali, termini e la scia documentale

Fatture che imparano a registrarsi

Le fatture fornitore attraversano sei stati, dalla bozza al pagato, con i pagamenti registrati fattura per fattura. Le fatture elettroniche passive arrivano dallo SDI come buste immutabili — ne contabilizzi una scegliendo il conto di costo una volta, e il modulo ricorda la scelta per quel fornitore. La fattura successiva dello stesso fornitore propone da sola la propria registrazione. Ordini e fatture si collegano per riferimento; il confronto resta tuo.

Facci passare un ordine.

Raccontaci come si compra oggi da voi — chi ordina, chi firma al camion, dove si accumulano le fatture. Ti mostriamo il modulo su dati come i tuoi, e ti diciamo chiaro cosa non fa.

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