Módulo 06 / 12

Pedido, recibido, contabilizado.

Una compra nace documento y documento se queda: un pedido con líneas numeradas, una máquina de estados que se niega a saltarse pasos, recepciones que pueden llegar a plazos, y facturas — escritas a mano o llegadas por vía electrónica — que acaban contabilizadas en las cuentas correctas. Cada paso deja visible el anterior, así que siempre puedes responder qué se pidió, qué llegó de verdad, y cuánto costó.

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La panorámica de compras de Equinox: estadísticas de pedidos, valor del mes y los últimos pedidos a proveedor de una empresa demo.
Panorámica de compras — espacio de trabajo demo, aplicación real
Medido, no prometido
Ciclo del pedido
6 estados, forzados borrador, enviado, confirmado, recibido parcialmente, recibido, anulado. Las transiciones viven en la capa de servicio y se niegan a saltarse un paso — un pedido no se recibe antes de estar confirmado.
Recepción
Parcial, por diseño varias recepciones pueden llegar a un mismo pedido. Cada línea se verifica contra la cantidad pendiente, y el pedido pasa a recibido solo cuando cada línea está completa — hasta entonces está recibido parcialmente, y lo dice.
Facturas pasivas
Dos vías de entrada facturas de proveedor escritas a mano, o facturas electrónicas que llegan desde el sistema de intercambio italiano (SDI) como sobres inmutables. La contabilización aprende la cuenta de gasto por proveedor después del primer asiento manual.
Calidad
Inspeccionada, no bloqueante inspecciones de entrada sobre las recepciones con tamaño de muestra, cantidades conformes y rechazadas y una decisión — aceptar, rechazar, cuarentena, devolución, descartar. Un rastro de auditoría por diseño: nunca mueve tu stock a escondidas.

Pedidos que cumplen su palabra

Un pedido lleva su proveedor, fecha prevista, almacén de destino y líneas numeradas con cantidades, precios, IVA y descuentos. Atraviesa sus estados de uno en uno — y cada línea muestra lo pedido contra lo recibido, como barra de progreso, durante toda la vida del pedido. Los pedidos también pueden nacer del almacén: la automatización de reposición los prepara en borrador desde los puntos de pedido, dentro de un tope de gasto.

El listado de pedidos de compra de Equinox: pedidos numerados con proveedor, fechas, totales y su estado actual.
Pedidos a proveedor — borradores, enviados, confirmados, recibidos

Una recepción que tolera la realidad

Las entregas rara vez coinciden con el pedido al primer camión. Una recepción toma lo que realmente llegó — treinta sillas de las cuarenta pedidas —, lo verifica contra lo que sigue abierto, y al completarse carga el stock en el almacén elegido y actualiza el pedido línea por línea. El asiento contable del valor recibido, con el transporte repartido a prorrata entre las líneas, se intenta en el mismo gesto; si la contabilización falla, la recepción se mantiene y los libros te dicen qué falta.

Un pedido de compra de Equinox en detalle: líneas con barras de pedido-contra-recibido, totales y las recepciones vinculadas.
Detalle del pedido — pedido contra recibido, línea por línea

Un rastro de papel para cada palé

Las recepciones son documentos con numeración propia, vinculados a su pedido y a su almacén. Cada una puede llevar inspecciones de calidad en la entrada — tamaño de muestra, cuántas unidades conformes, cuántas rechazadas, y qué pasa después, de aceptar a descartar. La inspección es un registro de auditoría sobre la recepción: documenta la decisión sin tocar nunca las cantidades a tus espaldas.

El listado de recepciones de mercancía de Equinox: recepciones numeradas con su pedido de compra, proveedor, fecha y estado.
Recepciones de mercancía — numeradas, vinculadas a sus pedidos

Proveedores con memoria

La ficha de proveedor guarda los datos fiscales — partita IVA, código fiscal, código SDI, PEC —, las condiciones de pago, los datos bancarios y el rastro completo de pedidos y facturas. Al lado, un centro de comunicaciones: un buzón de compras y canales de WhatsApp, con las conversaciones archivadas por proveedor, así el presupuesto que te prometieron para el jueves queda en la ficha, no en el correo de alguien.

El listado de proveedores de Equinox: códigos, nombres, datos de contacto, partitas IVA y condiciones de pago.
Proveedores — datos fiscales, condiciones y el rastro documental

Facturas que se contabilizan solas, con el tiempo

Las facturas de proveedor atraviesan seis estados, del borrador al pagado, con los pagos registrados factura por factura. Las facturas electrónicas pasivas llegan desde el sistema de intercambio italiano (SDI) como sobres inmutables — contabilizas una eligiendo la cuenta de gasto una vez, y el módulo recuerda la elección para ese proveedor. La siguiente factura del mismo proveedor propone su propia contabilización. Pedidos y facturas se enlazan por referencia; la comparación sigue siendo tuya.

Pásanos un pedido.

Cuéntanos cómo se compra hoy en tu empresa — quién pide, quién firma al camión, dónde se acumulan las facturas. Te mostramos el módulo con datos como los tuyos, y te decimos claramente qué no hace.

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